Työyhteisön ilmapiiri ei yleensä heikkene yhdessä yössä. Useimmiten taustalla on sarja pieniä, huomaamattomia tilanteita, jotka alkavat kasautua. Yksi kommentti jää mieleen. Toinen tilanne toistuu. Kolmas jätetään sanomatta ääneen. Kun ärsytys ei pääse purkautumaan rakentavasti, se alkaa muokata työyhteisön vuorovaikutusta tavalla, joka nakertaa sekä hyvinvointia että tuloksellisuutta.
Hyvät työyhteisötaidot eivät tarkoita sitä, että kaikki aina sopivat kaikesta tai että ristiriitoja ei synny. Ne tarkoittavat kykyä tunnistaa jännitteet ajoissa ja käsitellä ne ennen kuin ne kasvavat hallitsemattomiksi. Tässä artikkelissa käymme läpi, mistä ärsytys syntyy, miten se kehittyy konfliktiksi ja ennen kaikkea miten sen voi pysäyttää ajoissa.
Mistä pieni ärsytys oikein syntyy?
Ärsytys syntyy usein siitä, että jokin ei vastaa odotuksia. Työkaveri ei vastaa viesteihin riittävän nopeasti. Palaverissa puhutaan toisten päälle. Sovituista asioista ei pidetä kiinni. Yksittäisenä tapauksena nämä ovat pieniä asioita, mutta kun ne toistuvat, ne alkavat tuntua merkityksellisiltä.
Taustalla on usein myös se, että ihmiset tulkitsevat toistensa käyttäytymistä oman viitekehyksensä läpi. Sama teko voidaan kokea hyvin eri tavoin riippuen siitä, mitä kukin pitää normaalina tai reiluna. Tästä syystä ärsytyksen lähde ei aina ole se, mitä toinen teki, vaan se, miten teon merkitys tulkitaan. Työelämän vuorovaikutustaidot auttavat tunnistamaan nämä tulkintaprosessit ja suhtautumaan niihin tietoisemmin.
Näin ärsytys kasvaa hiljaa konfliktiksi
Konflikti ei yleensä räjähdä tyhjästä. Se kehittyy vaiheittain, ja juuri siksi se on niin vaikea havaita ajoissa. Ensimmäisessä vaiheessa ärsytys on vielä henkilökohtainen kokemus, jota ei jaeta kenenkään kanssa. Tilannetta saatetaan selitellä itselle tai toivoa, että se menee ohi itsestään.
Kun tilanne ei ratkea, alkaa seuraava vaihe: etäisyys kasvaa. Vuorovaikutus vähenee, yhteistyö muuttuu muodollisemmaksi ja luottamus alkaa rakoilla. Saatetaan alkaa puhua asiasta muille kuin asianosaiselle. Tässä vaiheessa toimiva työyhteisö alkaa jo selvästi kärsiä, vaikka mitään avointa riitaa ei vielä olisikaan. Heikot tiimityöskentelytaidot ja puuttuva kyky ottaa asioita puheeksi ruokkivat tätä kehitystä tehokkaasti.
Lopulta jännitys purkautuu, usein väärässä tilanteessa, väärällä tavalla tai väärään henkilöön. Silloin ollaan jo tilanteessa, jossa korjaaminen vaatii huomattavasti enemmän aikaa ja energiaa kuin varhainen puuttuminen olisi vaatinut.
Varhainen puuttuminen, miksi juuri nyt kannattaa toimia
Varhainen puuttuminen tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että asia otetaan esille ennen kuin se on ehtinyt kasvaa. Mitä aikaisemmin toimitaan, sitä helpompaa on löytää ratkaisu, joka sopii kaikille osapuolille. Pitkään kytenyt konflikti taas alkaa elää omaa elämäänsä: mukaan tulee tulkintoja, liittolaisia ja historiaa, jotka kaikki vaikeuttavat ratkaisua.
Varhainen puuttuminen ei edellytä täydellistä varmuutta siitä, että jokin on pielessä. Riittää, että tunnistaa epämukavuuden ja päättää ottaa sen vakavasti. Psykologinen turvallisuus eli kokemus siitä, että asioita voi sanoa ääneen ilman pelkoa, on edellytys sille, että varhainen puuttuminen ylipäätään onnistuu. Kun työyhteisötaidot ovat kunnossa, tämä turvallisuus rakentuu luontevasti osaksi arjen vuorovaikutusta.
Jos tilanne on jo edennyt pidemmälle eikä osapuolten välinen suora keskustelu enää onnistu, työyhteisösovittelu voi olla toimiva tapa edetä. Sovitteluprosessissa ulkopuolinen ammattilainen auttaa osapuolia löytämään yhteisen sävelen turvallisessa ja rakenteellisessa ympäristössä.
Käytännön keinoja ottaa asia puheeksi
Puheeksi ottaminen on taito, jota voi oppia ja harjoitella. Yksi keskeinen periaate on se, että kannattaa puhua omasta kokemuksesta eikä tehdä tulkintoja toisen motiiveista. Sen sijaan että sanoo ”sinä et välitä muiden ajasta”, voi sanoa ”minulle on tärkeää, että sovituissa ajoissa pysytään, koska se auttaa minua suunnittelemaan omaa työtäni”.
Toinen tärkeä elementti on ajoitus. Akuutti tilanne ei ole paras hetki käydä syvällistä keskustelua. Rauhallinen, ennalta sovittu hetki, jossa molemmilla on aikaa ja tilaa, luo paljon paremmat edellytykset rakentavalle vuoropuhelulle. Ammatillinen yhteistyö rakentuu juuri tällaisten pienten, tietoisten valintojen varaan.
Palautteen antaminen on oma taitonsa, joka liittyy kiinteästi puheeksi ottamiseen. Kun palautteen antaa tavalla, joka on samaan aikaan rehellinen ja kunnioittava, se vahvistaa luottamusta sen sijaan, että heikentäisi sitä. Tutustu siihen, miten palautteen antaminen ja vastaanottaminen voidaan oppia systemaattisesti, tai lue lisää siitä, miten puheeksi ottaminen onnistuu myös haastavissa tilanteissa.
Pienistä ärsytyksistä ei tarvitse tulla isoja riitoja. Kun yhteistyötaidot työelämässä ovat vahvat ja vuorovaikutuskulttuuri tukee avointa keskustelua, jännitteet purkautuvat ennen kuin ne ehtivät juurtua. Jos haluat kehittää oman tiimisi tai organisaatiosi valmiuksia tähän, ota yhteyttä, niin kerrotaan, miten voimme auttaa.